EIN sans SSN : la demande en ligne vous est fermée, voici la procédure réelle

L'EIN (Employer Identification Number) est le numéro d'identification fiscale de votre LLC auprès de l'IRS. Si vous n'avez ni SSN ni ITIN, le formulaire en ligne de l'IRS vous bloquera : ce service exige un numéro fiscal américain pour le responsible party et un établissement principal situé aux États-Unis. Il reste trois voies parfaitement officielles, le formulaire SS-4 par téléphone, par fax ou par courrier, pour un délai réel de 1 à 4 semaines.

À quoi sert l'EIN, et pourquoi rien ne démarre sans lui

L'EIN est un numéro à 9 chiffres attribué gratuitement par l'IRS. Ce n'est pas une autorisation d'exercer, c'est un identifiant fiscal, exigé dès que votre LLC doit apparaître sur un compte, un formulaire ou une déclaration aux États-Unis. Sans lui, vous êtes bloqué sur quatre fronts.

• La banque : le SS-4 prévoit lui-même le cas de celui qui « needs an EIN for banking purposes only ». Mercury, Relay ou Wise Business n'ouvrent pas de compte au nom d'une LLC sans EIN.
• Les paiements : Stripe exige un numéro fiscal vérifiable, EIN ou SSN, pour un compte au nom d'une société US.
• Les déclarations : une LLC unipersonnelle détenue par un étranger dépose un formulaire 5472 avec un 1120 pro forma. Sans EIN, ce dépôt est impossible, et la pénalité de base est de 25 000 $.
• Les formulaires W-8 et W-9 : vos clients américains les réclameront, et l'EIN y figure.

L'EIN est donc le premier point de blocage du calendrier : tant qu'il n'est pas arrivé, la demande de compte bancaire ne peut même pas être déposée. Voir notre article sur l'ouverture d'un compte bancaire pour une LLC américaine depuis la France.

Pourquoi la demande en ligne vous est refusée

L'IRS pose deux conditions cumulatives pour son formulaire en ligne, et un résident français échoue presque toujours sur au moins une des deux :

• Disposer du SSN ou de l'ITIN de la personne désignée comme responsible party.
• Avoir son établissement principal aux États-Unis ou dans un territoire américain.

L'outil ferme en outre la session au bout de 15 minutes d'inactivité, et l'IRS limite l'attribution à un EIN par responsible party et par jour. Ce n'est pas une sévérité passagère : le Taxpayer Advocate Service, organe indépendant de médiation auprès de l'IRS, l'écrivait en septembre 2025, les demandeurs situés hors des États-Unis doivent passer par le courrier ou le fax, « un processus qui peut prendre quatre semaines ou plus ».

Vos trois voies officielles : téléphone, fax, courrier

L'IRS réserve une procédure aux demandeurs sans résidence légale, établissement principal ni bureau aux États-Unis. Les coordonnées ci-dessous figurent dans les instructions du SS-4.

• Téléphone : le 267-941-1099, du lundi au vendredi de 6 h à 23 h heure de l'Est. Numéro payant, réservé aux demandeurs internationaux. La personne qui appelle doit être autorisée à recevoir l'EIN et à répondre aux questions portant sur le SS-4. C'est la voie la plus rapide quand elle aboutit : le numéro peut être communiqué pendant l'appel.
• Fax : le 304-707-9471 depuis l'étranger, le 855-215-1627 depuis les États-Unis. Via le programme Fax-TIN, l'IRS annonce un retour « généralement sous 4 jours ouvrés », à condition d'avoir indiqué votre propre numéro de fax sur le formulaire.
• Courrier : Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. L'IRS annonce environ 4 semaines et recommande de poster le SS-4 au moins 4 à 5 semaines avant d'avoir besoin du numéro.

Remplir le SS-4 ligne par ligne quand on est français

Le formulaire tient sur une page et compte 18 lignes. Voici celles qui bloquent un non-résident.

• Ligne 1 : le nom légal exact de la LLC, tel qu'il figure sur les Articles of Organization, à la virgule et au « LLC » près. La ligne 2 ne sert qu'au nom commercial s'il diffère.
• Lignes 4a à 5b : votre adresse postale, avec ville, province ou région, code postal et nom du pays écrit en entier. Vous écrivez donc « France », pas « FR ». Les lignes 5a et 5b ne se remplissent que si l'adresse physique diffère, et sans boîte postale.
• Ligne 6 : le comté et l'État de l'établissement principal, en pratique l'adresse de l'agent enregistré dans l'État de constitution.
• Ligne 7a : le responsible party. L'IRS exige une personne physique, jamais une société : celle qui contrôle réellement l'entité et ses fonds. Pour une LLC unipersonnelle, c'est vous.
• Ligne 7b : la ligne qui bloque tout le monde. Les instructions prévoient explicitement d'inscrire « Foreign » ou « N/A » quand le responsible party n'a ni SSN ni ITIN et n'est pas éligible pour en obtenir un. Un étranger n'a pas besoin d'un ITIN pour recevoir un EIN.
• Lignes 8a à 8c : Yes à « Is this application for a limited liability company (LLC) », 1 membre, puis Yes à « was the LLC organized in the United States ».
• Ligne 9a : ne cochez pas « Sole proprietor », qui appelle un SSN. Pour une LLC unipersonnelle détenue par un étranger et appelée à déposer le 5472, les instructions demandent de cocher Other et d'écrire « Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472 ». La ligne 9b reste vide.
• Ligne 10 : le motif, « Started new business » avec la nature de l'activité, ou « Banking purpose » si le compte est le seul objet.
• Lignes 11 à 13 : début d'activité au format mois/jour/année, clôture de l'exercice (December en général), salariés attendus sur 12 mois. Sans salarié, -0- dans les trois cases, ce qui permet de sauter la ligne 14.
• Lignes 16 et 17 : l'activité principale. La ligne 17 attend une description précise, et une réponse y est obligatoire : « online retail of home textiles » vaut mieux que « consulting ».
• Ligne 18 : avez-vous déjà obtenu un EIN pour cette entité. No presque toujours.

Reste le bloc de signature : nom, titre (« Member » ou « Managing Member »), téléphone, signature manuscrite et date. Un SS-4 non signé est renvoyé sans traitement.

Le tiers désigné (Third Party Designee) et ses limites

Juste après la ligne 18, le SS-4 comporte un encadré non numéroté, « Third Party Designee ». Il autorise une personne nommément désignée à recevoir l'EIN et à répondre aux questions de l'IRS sur le remplissage du formulaire. Trois limites :

• L'autorisation prend fin dès que l'EIN est attribué et communiqué au désigné : le tiers ne suivra pas votre dossier ensuite.
• L'encadré n'est valable que si vous signez le formulaire. Le tiers désigné ne signe pas à votre place.
• Il ne remplace pas le responsible party. L'IRS interdit d'inscrire un nominee, mandataire à autorité limitée pendant la formation de la société : les nominees ne peuvent pas demander un EIN et ne doivent pas figurer sur le SS-4. Le faire expose vos informations à une personne non autorisée.

Si un prestataire a inscrit son propre nom en ligne 7a, la correction passe par le formulaire 8822-B, tout changement de responsible party devant être signalé sous 60 jours.

Les délais réels, et pourquoi personne n'accélère l'IRS

L'écart honnête entre ce que l'IRS annonce et ce qui se constate :

• Téléphone : EIN possible pendant l'appel, si le dossier ne soulève aucune question.
• Fax : 4 jours ouvrés annoncés, souvent 1 à 3 semaines en pratique selon la charge du service.
• Courrier : environ 4 semaines annoncées, davantage en pointe.

Retenez 1 à 4 semaines pour l'EIN. Ce délai s'ajoute au dépôt au registre de l'État (1 à 3 jours ouvrés au Wyoming ou au Nouveau-Mexique en ligne, environ 10 jours ouvrés au Delaware en standard) puis à l'ouverture du compte. Une LLC réellement opérationnelle demande 3 à 8 semaines.

Aucun intermédiaire ne dispose d'un canal privilégié. Un prestataire sérieux vous fait gagner du temps sur la qualité du dossier et les allers-retours évités, pas sur le traitement de l'IRS. Ce qu'il facture s'ajoute aux frais incompressibles : environ 100 $ de dépôt au Wyoming, 60 $ minimum de rapport annuel, et 50 à 150 $ par an d'agent enregistré, obligatoire dans tous les États.

Vérifier que votre EIN est bien actif

L'attribution donne lieu à une notification CP 575, le document que vos banques réclameront. Conservez-la : l'IRS ne la réédite pas à l'identique. Si vous l'avez perdue, deux voies existent :

• La Letter 147C, « EIN Previously Assigned », à demander à la ligne entreprises de l'IRS : substitut officiel du CP 575, accepté par les banques.
• Le Business Tax Account de l'IRS, qui permet d'en télécharger une version numérique.

Point capital : le nom enregistré chez l'IRS et celui déposé auprès du secrétariat d'État doivent être rigoureusement identiques. C'est sur cette correspondance que les banques et les processeurs de paiement vérifient votre société, et une différence de ponctuation suffit à déclencher un refus.

Les erreurs qui font rejeter ou retarder une demande

Chacune coûte un cycle complet, soit 1 à 4 semaines de plus.

• Nom de la LLC en ligne 1 différent, même d'un caractère, des Articles of Organization.
• Ligne 7a au nom d'une société ou d'un prestataire, et non d'une personne physique.
• Numéro fiscal inventé en ligne 7b au lieu de « Foreign ».
• Case « Sole proprietor » cochée en ligne 9a, qui présuppose un SSN.
• Nom de pays abrégé ou adresse étrangère incomplète.
• Absence de numéro de fax de retour, qui fait basculer la réponse en courrier postal.
• Formulaire non signé, ou ligne 17 laissée vide alors qu'elle est obligatoire.
• Seconde demande envoyée « au cas où » : l'IRS n'attribue qu'un EIN par responsible party et par jour, et un doublon crée un dossier à démêler.

Ce que l'EIN ne règle pas

Obtenir un EIN ne change rien à votre situation fiscale française. Une LLC détenue par un résident fiscal français est en principe transparente : les revenus qu'elle génère restent imposables en France. Un EIN n'est pas un statut d'exonération, c'est un identifiant. Il ouvre en revanche deux obligations concrètes :

• Aux États-Unis : la LLC dépose chaque année un formulaire 5472 avec un 1120 pro forma, par courrier ou par fax, la télétransmission n'étant pas ouverte à ces entités. Pénalité de base 25 000 $, plus 25 000 $ si le manquement se poursuit au-delà de 90 jours après notification. Voir notre article sur le formulaire 5472 pour une LLC non résidente.
• En France : dès que le compte bancaire américain est ouvert, il doit être déclaré avec votre déclaration de revenus via le annexe n° 3916-3916 bis. Le défaut de déclaration est passible d'une amende de 1 500 € par compte non déclaré.

Si vous en êtes encore à choisir l'État, notre page sur la création d'une LLC aux États-Unis détaille les coûts État par État, et notre index international compare les autres juridictions.

Questions fréquentes